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Was bedeutet Flex-Office?

Was bedeutet Flex-Office?

 

Corona führte dazu, dass auf einmal etliche Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeiten mussten. Zwar gab es einige Mitarbeiter, die mit dem Home-Office bereits vertraut waren, wenn auch nicht in diesem Umfang. Doch für die große Mehrheit war es eine riesige Umstellung. Ohne große Vorbereitung einen Arbeitsplatz in der Wohnung einzurichten, der ungestörtes Arbeiten ermöglichte,  erwies sich mitunter als ganz schön schwierig.

Allerdings sollte es nicht lange dauern, bis sich die Mitarbeiter an die neue Situation gewöhnt und sogar Gefallen daran gefunden hatten. Immerhin fielen die Fahrten zum Arbeitsplatz weg. Das verringerte die Spritkosten und sparte Zeit. Viele Arbeitgeber gestanden den Mitarbeitern außerdem zu, die Arbeitszeiten mehr oder weniger flexibel einzuteilen. Dadurch wurde es einfacher, den Alltag zu organisieren. Denn wenn die Kinder betreut werden mussten oder wichtige Erledigungen anstanden, konnte der Mitarbeiter die Arbeitsstunden abends nachholen oder an einem anderen Tag dranhängen.

Auf der anderen Seite erkannten auch Arbeitgeber die Vorteile, die das Home-Office mit sich brachte. Die anfängliche Skepsis, ob die anstehenden Aufgaben ohne Aufsicht vernünftig erledigt würden, erwies sich als unbegründet. Gleichzeitig konnten zum Beispiel die Betriebskosten für die Geschäftsräume spürbar gesenkt werden.

Sowohl unter Arbeitnehmern als auch unter Arbeitgebern ist durchaus Interesse vorhanden, das neue Arbeitsmodell beizubehalten. Nur geht das überhaupt? Und was ist gemeint, wenn vom Flex-Office die Rede ist?

 

Rechtliche Vorgaben fürs Home-Office

Das Arbeitsrecht enthält klare und eindeutige Regelungen. Dazu gehört die Pflicht des Arbeitgebers, seinen Mitarbeitern einen angemessenen und sicheren Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. Diese Vorgabe gilt unabhängig davon, wo sich der Arbeitsplatz befindet. Arbeiten die Angestellten nicht im Unternehmensgebäude, sondern im heimischen Büro, ist es deshalb nicht damit getan, dass der Arbeitgeber seine Mitarbeiter mit Laptops ausstattet. Vielmehr haben die Arbeitnehmer auch Anspruch auf einen ordentlichen Schreibtisch, einen ergonomischen Bürostuhl, eine vernünftige Beleuchtung und ähnliche Dinge. Diese Regelungen kommen zum Tragen, wenn ein Arbeitnehmer mindestens 20 Prozent seiner Arbeitszeit im Home-Office erledigt.

Neben der Arbeitsumgebung sind die Arbeitsbedingungen ein weiterer Aspekt. Von daheim aus zu arbeiten, hat nicht nur Vorteile. Einige Arbeitnehmer haben Schwierigkeiten, wenn die klare räumliche Trennung zwischen Job und Privatleben fehlt. Sie können schwer abschalten, halten Pausen nicht ein und setzen sich auch nach Feierabend oder am Wochenende an den Rechner, um noch schnell ein paar E-Mails zu beantworten.

Ist in einer kleinen Wohnung der Arbeitsplatz mitten in den Wohn- oder Schlafraum integriert, ist der Job permanent präsent. Schlafstörungen, Konzentrationsprobleme, Nervosität und Überlastung können die Folge sein. Andere Arbeitnehmer fühlen sich einsam und leiden, weil ihnen der direkte Austausch mit den Kollegen fehlt.

Ein zu hoher Stresspegel kann auf Dauer krank machen. Auch hier ist der Arbeitgeber gefragt, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter ihre Ruhepausen machen, die Erholungszeiten einhalten und letztlich gesund bleiben. Doch in der Praxis ist das gar nicht so einfach.

 

Flex-Office als Alternative

Ein recht neues Arbeitsmodell, das einen guten Kompromiss schaffen kann, ist das sogenannte Flex-Office. Auch wenn es für den Begriff (noch) keine verbindliche Definition gibt, ist damit grundsätzlich ein flexibles Arbeiten gemeint. Es geht darum, dass der Mitarbeiter den Job in gewissem Umfang an seine Bedürfnisse anpassen kann.

Dabei bezieht sich die Flexibilität in erster Linie auf den Arbeitsplatz. Der Arbeitnehmer muss nicht in den Geschäftsräumen oder im heimischen Büro arbeiten. Stattdessen kann er seine Aufgaben genauso während einer Busfahrt, im Café, im Park oder sogar am Badesee erledigen. Kann sich der Arbeitnehmer mit einem mobilen, internetfähigen Endgerät und seinen persönlichen Zugangsdaten im System anmelden, spielt es keine Rolle mehr, von welchem Ort aus die Anmeldung erfolgt. Der Mitarbeiter muss lediglich sicherstellen, dass Unbefugte nicht auf die betrieblichen Daten zugreifen können.

Flex-Office meint in diesem Sinne also ein flexibles oder auch mobiles Büro. Für den Mitarbeiter ergibt sich der Vorteil, dass er arbeiten kann, wo er möchte. So kann er auch gegensteuern, wenn die Internetverbindung daheim nicht besonders gut ist oder wenn das heimische Netzwerk überlastet ist, weil der Partner und die Kinder gerade auch online sind. Der Arbeitgeber muss lediglich einen Cloud-Dienst einrichten und einen Laptop zur Verfügung stellen. Über die weitere Ausstattung des Arbeitsplatzes muss er sich keine Gedanken machen.

In einem weiter gefassten Ansatz beinhaltet das Flex-Office auch die flexible Einteilung der Arbeitszeit. Angenommen, der Arbeitnehmer hat mit seinem Arbeitgeber eine 40-Stunden-Woche vereinbart. Üblicherweise würde der Arbeitnehmer dann an fünf Tagen je acht Stunden arbeiten. Hat er unter der Woche aber Termine, kann er im Flex-Office zum Beispiel nur an drei Tagen acht Stunden lang arbeiten, an einem Tag sechs Stunden und an einem weiteren Tag zehn Stunden. Oder der Arbeitnehmer reduziert die Arbeitszeit an zwei Tagen auf fünf Stunden und setzt sich dafür am Wochenende an den Rechner. Am Ende zählt nur, dass er sein Pensum erfüllt. Die genaue Ausgestaltung legt er selbst fest.

 

Fazit

Genauso wie das Home-Office ist auch das Flex-Office natürlich nicht in allen Branchen möglich. Außerdem gibt es Jobs, die feste und verbindliche Arbeitszeiten erfordern. Und nicht jeder Arbeitnehmer möchte soviel Flexibilität. Es gibt Mitarbeiter, denen es wichtig ist, zu einer bestimmten Uhrzeit ins Büro zu kommen, ihren Job in Absprache mit dem Chef und den Kollegen zu erledigen und mit dem Verlassen des Büros nach Feierabend den Job tatsächlich zu lassen.


Aber das Flex-Office kann eine Lösung sein, um ein besseres Gleichgewicht zwischen Beruf und Privatleben, zwischen Arbeits- und Freizeit zu erreichen. Die Anforderungen an die technische Ausstattung sollten jedenfalls kein Hindernis sein.

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