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Als digitaler Nomade arbeiten

Als digitaler Nomade arbeiten

 

Das Leben genießen, die Welt bereisen und gleichzeitig Geld verdienen: Dank Digitalisierung ist genau das möglich. Als sogenannte digitale Nomaden können Freiberufler und Selbstständige überall auf der Welt arbeiten, wo sie zumindest zeitweise Zugriff auf eine stabile Internetverbindung haben. Allerdings sollten auch digitale Nomaden im Vorfeld genau abklären, was sie brauchen, damit sie ihren Job professionell erledigen können. Denn genau wie alle anderen Freiberufler und Selbstständigen, die in Deutschland arbeiten, müssen auch digitale Nomaden gesetzliche Vorgaben und Steuerpflichten einhalten. Wir erklären, woran der digitale Nomade denken sollte.

 

Als digitaler Nomade arbeiten: die Grundausstattung

Welche technischen Geräte für die Arbeit unterwegs notwendig sind, richtet sich stark nach der Tätigkeit, mit der der digitale Nomade sein Geld verdient. Mitunter genügt schon ein leistungsfähiges Smartphone. Meistens wird es aber zumindest auf einen Laptop hinauslaufen, um Daten zu speichern, Texte zu schreiben, Nachrichten zu beantworten und Verwaltungsaufgaben zu erledigen.

In vielen größeren Städten ist kostenfreies WLan verfügbar. Wer aber in entlegene Winkel reisen möchte, braucht eine andere Lösung. Hier bietet sich dann mobiles Internet an, das zum Beispiel über eine Prepaid SIM-Card bezogen werden kann. Allerdings gibt es durchaus Gegenden, in denen auch das nicht funktioniert. In diesem Fall ist der digitale Nomade dann entweder für eine gewisse Zeit nicht erreichbar oder er muss seine Touren so planen, dass sich die Zeit ohne Internet gut mit dem Job vereinbaren lässt. Für Kunden ist Zuverlässigkeit wichtig, damit sie bereit sind, die Zusammenarbeit fortzusetzen. Auch wer einen Blog oder einen Kanal in den sozialen Medien betreibt, muss regelmäßig für neue Inhalte sorgen, damit die Einnahmen weiterhin fließen.

Manchmal ist es notwendig, an einem ruhigen Ort zu arbeiten, Zugriff auf einen Drucker zu haben oder einen professionellen Besprechungsraum nutzen zu können. Für solche Zwecke eignen sich Co-Working-Spaces. Auf speziellen Internetseiten kann sich der digitale Nomade über verfügbare Arbeitsräume in seiner Nähe informieren und diese buchen.

 

Die Steuerpflichten

Um die Steuererklärung kommt der digitale Nomade nicht herum. Selbst wenn er auf der ganzen Welt unterwegs ist, ist er in aller Regel in Deutschland steuerpflichtig. Das gilt jedenfalls dann, wenn er nach wie vor in Deutschland gemeldet ist und seine Tätigkeit ordnungsgemäß angemeldet hat.

Mit „Elster“ stellen die Finanzbehörden ein praktisches Tool bereit, das jeder Steuerpflichtige kostenlos nutzen kann. Wichtig ist aber, das Konto rechtzeitig vor der Abreise einzurichten. Denn die Registrierung erfolgt zum Teil auf dem Postweg. Ist die Registrierung einmal abgeschlossen, ist der Zugriff jederzeit online möglich.

 

Die Briefpost

Ein Großteil der Kommunikation läuft per E-Mail und die Krankenkasse, die Bank und andere Anbieter haben für den Austausch geschützte Kommunikationsbereiche auf ihren Plattformen. Trotzdem landet der eine oder andere Brief im Briefkasten. Deshalb sollte der digitale Nomade sicherstellen, dass sich jemand um seine Post kümmert.

Eine Möglichkeit ist, Freunde oder Verwandte darum zu bitten, die Post zu öffnen und ein Foto davon per E-Mail oder Messenger zu übermitteln. Alternativ kann der digitale Nomade seine Post an ein Servicebüro schicken lassen, das Sekretariatsdienstleistungen anbietet. Dort wird die Post geöffnet und in einem geschützten virtuellen Postfach in digitalisierter Form bereitgestellt.

 

Die Buchhaltung

Um seine Arbeitsleistungen abzurechnen, schreibt der digitale Nomade Rechnungen. Wenn er als Freiberufler für seine Steuererklärung nur eine einfache Gewinn- und Verlustrechnung braucht, genügt eine Rechnungsvorlage, die er selbst erstellen oder sich aus dem Internet herunterladen kann. Wichtig ist, jeder Rechnung eine einmalige, am besten fortlaufende Rechnungsnummer zuzuweisen.

Ansonsten muss der digitale Nomade überlegen, wie viel Buchhaltung anfällt. Schreibt er nur Rechnungen, die er später auflistet und seinen Ausgaben gegenüberstellt, braucht er keine spezielle Software. Muss er aber jeden Beleg erfassen und ordentlich verbuchen, sollte er in eine geeignete Software investieren. Solche Programme gibt es in verschiedenen Varianten auch als Onlinetools.

 

Das E-Mail-Konto

Zu den wichtigsten Instrumenten des digitalen Nomaden gehört ein leistungsfähiger Mail-Klient. Denn der E-Mail-Account ist gewissermaßen die Kommunikationszentrale. Zahlreiche Anbieter stellen kostenfreie Konten zur Verfügung. Allerdings haben sie oft Einschränkungen bei der Anzahl der Adressen und beim Speicherplatz.

Kostenpflichtige Konten bieten oft praktische Zusatzfunktionen. Welcher Anbieter die richtige Wahl ist, hängt zum einen von den Anforderungen und Bedürfnissen ab. Zum anderen spielt eine Rolle, mit welcher Benutzeroberfläche der digitale Nomade am besten zurechtkommt.

Manchmal bieten digitale Nomaden Beratungsleistungen an. Die Gespräche werden dann entweder telefonisch oder per Video-Chat geführt. Um störungsfreie Aufzeichnungen in guter Qualität zu gewährleisten, braucht der digitale Nomade außerdem eine Softwarelösung für Video-Konferenzen.

 

Die Datenverwaltung

Unterwegs ist das Smartphone ein unverzichtbares Arbeitsgerät. Der Terminkalender auf dem Smartphone hilft dabei, Termine und Fristen zu verwalten. Optimal ist ein digitaler Terminkalender, der Platz für Notizen, Datei-Anhänge und andere Einträge bietet und mit dem Adressbuch verknüpft werden kann. So sind alle relevanten Informationen zentral gebündelt.

Neben einem Terminkalender kann ein Buchungskalender eine Überlegung wert sein. Durch den Buchungskalender können Kunden Termine eigenständig vereinbaren. Teilweise können Buchungen auch gleich mit Zahlungen verknüpft werden, sodass der digitale Nomade sein Honorar gleich bei der Terminvereinbarung erhält. Trotzdem muss er dem Kunden aber eine ordnungsgemäße Rechnung als Beleg für die gebuchte Leistung zukommen lassen.


Ein weiterer wichtiger Punkt ist eine organisierte Ablagestruktur der Daten. Der digitale Nomade kann seine Dokumente zwar in kostenlosen Tools oder Cloud-Varianten organisieren. Allerdings sollte er den Dienstleister sorgfältig auswählen. Denn Firmendaten irgendwo im Internet abzulegen, ist nicht nur wegen der Gefahr von Hacker-Angriffen, sondern auch wegen der Anforderungen an den Datenschutz riskant. Die Pflicht, die DSGVO einzuhalten, gilt auch für den digitalen Nomaden. Die bessere Lösung ist deshalb ein geschützter Speicherplatz auf einem Server mit einem Standort in Deutschland, der alle formalen und technischen Anforderungen erfüllt. Der Zugriff darauf erfolgt dann natürlich wieder übers Internet.

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